Auswahl und Einführung einer CRM-Software

Eine moderne CRM-Software hilft Unternehmen, die Kontaktdaten ihrer Kunden zu organisieren, bei der Verfolgung von Kundeninteraktionen, der Optimierung der Kundenkommunikation und der Analyse von Vertriebs- und Marketingkampagnen

Letztlich sind CRM-Systeme für Unternehmen jeder Größe zur zentralen Anlaufstelle geworden, um den gesamten Vertriebsprozess von der Lead-Generierung bis zur Kundenbindung zu verwalten. Zwar werden CRM-Systeme am häufigsten von Kundendienst-, Vertriebs- und Marketingteams genutzt, doch das Schöne an CRM-Software ist, dass sie jedem innerhalb eines Unternehmens den Zugriff auf aktuelle Echtzeitinformationen über Kunden ermöglicht.

Von der Einführung einer CRM-Software profitiert das gesamte Unternehmen

Das bedeutet, dass im Grunde alle Abteilungen, auch die, die nicht direkt mit Kunden zu tun haben, vom Einsatz einer CRM-Software profitieren können. So können beispielsweise Finanzteams das CRM nutzen, um Geschäftsabläufe zu verfolgen und so einen besseren Überblick über die geschätzten Einnahmen zu erhalten. Oder IT-Teams können mit Vertriebs- und Marketingabteilungen zusammenarbeiten, um zu analysieren, wie Leads und Kunden mit der Webseite eines Unternehmens interagieren.

Allerdings schöpft nicht jedes Unternehmen das volle Potenzial von CRM-Software aus. Diejenigen, die bereits über ein CRM-System verfügen, wissen vielleicht nicht, wie alle Mitarbeiter diese Tools nutzen können, oder ein Unternehmen muss seine CRM-Software auf ein System mit mehr Funktionen aktualisieren.

In dieser Einführung in CRM-Software helfen wir Ihnen herauszufinden, in welche dieser Kategorien Sie fallen, damit Sie Ihr CRM-System entweder ersetzen oder besser nutzen können. Wenn Sie neu im Bereich CRM sind, erfahren Sie, worauf Sie bei CRM-Software achten sollten.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer CRM-Software?

Es gibt zwar viele Arten von CRM-Systemen, aber manche Funktionen sind in jedem CRM-Systemen gleich. Diese Funktionen können von System zu System ein wenig anders aussehen, aber im Allgemeinen bietet moderne CRM-Software Funktionen wie:

Kontaktmanagement

Dies ist eine Basis-Funktion, die in jeder CRM-Software vorhanden sein muss. CRM-Software muss in der Lage sein, Kontaktinformationen für Interessenten und Kunden einfach zu speichern. Im Idealfall können Sie über die Speicherung von Daten wie Name und E-Mail hinausgehen und auch detailliertere Informationen wie aktuelle Aufgaben und Zuständigkeiten, Geburtstage oder sogar Lieblingsrestaurants aufnehmen, wenn Sie mit Kunden auf einer persönlicheren Ebene in Kontakt treten möchten.

Customer Journey Tracking

Wie der Name bereits andeutet, soll ein CRM bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen helfen. Dazu gehört auch, dass Sie verfolgen können, wo Sie in diesen Beziehungen stehen. Ein gutes CRM kann Ihnen dabei helfen, zu verfolgen, wie und wann sich Kunden durch die Customer Journey oder den Verkaufsprozess bewegen. So kann es sein, dass er als warmer Lead in Ihr CRM eintritt und sich zu einem begeisterten Kunden entwickelt, der sich für Ihre Marke einsetzt.

Customer Communication

Ihr CRM sollte der Dreh- und Angelpunkt für Ihre Kommunikation mit Interessenten und Kunden sein. Sie müssen nicht unbedingt die gesamte Kommunikation über Ihr CRM abwickeln – obwohl einige CRM-Systeme das Versenden von E-Mails, die Kommunikation in sozialen Netzwerken usw. ermöglichen – aber Sie sollten in der Lage sein, Interaktionen zu organisieren und Wege zur Verbesserung Ihrer Kommunikation zu finden.

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Wir kennen die relevanten CRM-Systeme und haben zahlreiche Unternehmen bei der Auswahl und der Einführung einer CRM-Software unterstützt.

Was sind die wichtigsten Vorteile einer CRM Software?

Bei der Bewertung von CRM-Systemen ist es wichtig, nicht nur auf die wichtigsten Funktionen zu achten, sondern auch auf die Vorteile, die diese Systeme Ihrem Unternehmen bieten können. Ein gutes CRM sollte Vorteile bieten, wie:

Flexibilität

Ihr CRM sollte Ihrem Unternehmen zu mehr Flexibilität verhelfen, anstatt Sie an das System zu ketten. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein sollten, bei Bedarf einfach zwischen verschiedenen Funktionen zu wechseln, um beispielsweise schnell von der Suche nach Kontaktinformationen zur Analyse von Kundeninteraktionen überzugehen.

Im Idealfall bietet Ihr CRM-System auch die Flexibilität, Lead- und Kundeninformationen so zu organisieren, dass die Mitarbeiter sie entweder zur Personalisierung von Interaktionen oder zur Kundenkommunikation nutzen können. So kann ein Marketingleiter beispielsweise an einem Tag eine Serien-E-Mail an alle neuen Leads verschicken, während er am nächsten Tag nur die Leads erreichen möchte, die über eine bestimmte Marketing-Kampagne in den Verkaufstrichter gelangt sind.

Ein gutes CRM sollte auch mobilen und cloudbasierten Zugriff bieten, damit Ihr Team flexibel von überall aus arbeiten kann. Wenn Sie kein Software-as-a-Service-CRM (SaaS) verwenden, sollten Sie auf ein CRM umsteigen, das diese Flexibilität bietet. SaaS-CRMs lassen sich außerdem leicht aktualisieren und skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Analytics

Eine gute CRM-Software sollte mehr sein als nur eine Datenbank. Sie sollte auch Analysen liefern, die Ihrem Unternehmen helfen, Bereiche wie Vertrieb, Marketing und Service zu verbessern. Diese Analysen können Bereiche abdecken, wie:

Lead-Quellen
Lead-Konversationsraten
Zeit, die in jeder Phase des Verkaufsprozesses verbracht wird
Durchschnittliche Verkaufsgröße
Umsatzwachstum

Dies sind nur einige der vielen Analysebereiche, die CRM-Systeme bieten können. Letztendlich sollte ein gutes CRM Ihnen Einblicke in die Art und Weise geben, wie Ihr Unternehmen mit Leads und Kunden interagiert, und zwar auf eine Weise, die zu Wachstum führt. Ein CRM, das mit Ihrer E-Mail-Marketing-Software integriert ist, kann Ihnen beispielsweise dabei helfen zu analysieren, wie verschiedene Arten von E-Mails mit Aktionen korrelieren, die zu Verkäufen führen. Auf dieser Grundlage können Sie sich darauf konzentrieren, mehr dieser hochwertigen E-Mails zu versenden, anstatt solche, auf die Leads nicht gut reagieren.

Zentralisierung

Wie bereits angedeutet, ist CRM-Software oft mit anderen Softwaretypen wie E-Mail-Marketing-Tools, Marketing-Automatisierungssystemen, Kundendienstplattformen, Buchhaltungssoftware und vielem mehr integriert. Ein gutes CRM kann all diese Informationen zentralisieren und Ihnen sogar dabei helfen, Daten aus anderen Systemen auf effiziente Art und Weise zu analysieren. Letztendlich sollte Ihr CRM ein zentrales Werkzeug in Ihrem Unternehmen sein, auf das sich jeder Mitarbeiter verlassen kann, um jede Art von kundenbezogener Information zu finden, die er benötigt.

Als HubSpot-Partner nutzen wir das HubSpot CRM täglich und sehr intensiv. Wir kennen die Vor-, aber auch die Nachteile und nutzen unser langjähriges Praxiswissen, um unsere Kunden bestmöglich bei der Auswahl & Einführung einer CRM-Software zu beraten und zu unterstützen.

Jochen Maier, Geschäftsführer

Wann sollten Sie Ihre CRM-Software aktualisieren?

Wenn Ihre CRM-Software die oben genannten Funktionen und Vorteile nicht bietet, müssen Sie wahrscheinlich auf ein besseres/moderneres System umsteigen. Aber selbst wenn es diese grundlegenden Funktionen und Vorteile bietet, haben Sie vielleicht immer noch nicht das Gefühl, dass Ihr CRM seinen Zweck erfüllt. Oder Sie wünschen sich einfach eine fortschrittlichere Software, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen unterstützt.

Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie entscheiden, ob Sie Ihre CRM-Software aktualisieren sollten:

Haben Sie eine einzige Informationsquelle? Ihr CRM sollte Ihr zentrales kundenbezogenes Werkzeug sein. Wenn Sie immer noch mehrere Datenbanken und Tabellen mit Informationen über Leads, Kunden und Ihren gesamten Vertriebsprozess haben, sollten Sie Ihr CRM aktualisieren. Ihre neue CRM-Software sollte Datensilos aufbrechen, aggregieren und allen Mitarbeitern einen klaren Überblick über die Vorgänge bei Ihren Kunden verschaffen.

Ist Ihr CRM in Ihre IT- und Prozess-Umgebung integriert? Um Datensilos zu vermeiden und Ihr CRM zu einer praktikablen, zentralen Anlaufstelle für Kundeninformationen zu machen, sollte Ihr CRM mit anderen Tools in Ihrer IT-Umgebung integriert sein. Wenn Sie feststellen, dass es an Integrationen zwischen Ihren anderen Softwaresystemen und Ihrem CRM mangelt, sollten Sie sich andere Optionen auf dem Markt ansehen, um zu sehen, ob Sie ein System mit mehr Integrationen finden können.

Verwenden Sie dasselbe System schon seit mehr als fünf Jahren? Das Alter ist nicht der einzige Faktor, aber wenn Sie seit mehr als fünf Jahren dasselbe CRM-System verwenden, lohnt es sich, zumindest Ihre Optionen zu prüfen. Die Technologie ändert sich so schnell, dass das, was vor einigen Jahren noch als fortschrittliche Funktionen galt, nicht einmal annähernd mit den neuen Tools mithalten kann. Einige CRM-Anbieter aktualisieren ihre Tools automatisch, aber andere wurden von konkurrierenden Softwareunternehmen überholt, also vergleichen Sie, was es jetzt gibt.

Warum ist es so wichtig, die richtige CRM-Software für Ihr Unternehmen auszuwählen?

Es gibt so viele CRM-Lösungen auf dem Markt, dass es den Anschein hat, sie seien austauschbar. Aber das ist nicht immer der Fall.

Zum einen kann die Unternehmensgröße einen Unterschied ausmachen. Einige Lösungen sind auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet, während andere Enterprise-CRMs für Großkonzerne gedacht sind. Sie können zwar mit jedem CRM etwas anfangen, aber wenn es nicht auf Ihre Unternehmensgröße zugeschnitten ist, ist es für Ihre Bedürfnisse möglicherweise ineffizient oder zu teuer.

Darüber hinaus können sich CRMs hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit stark unterscheiden. Einige Tools sind für technisch weniger versierte Mitarbeiter einfacher zu bedienen und bieten zwar nicht ganz so viele Funktionen, können aber im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Andere CRMs verfügen zwar über fortschrittlichere Analysefunktionen, sind aber möglicherweise nur für Unternehmen mit technisch versierten Mitarbeitern geeignet.

Einführung einer CRM-Software

Insgesamt können CRM-Systeme Ihrem Unternehmen helfen, Ihre Kunden besser zu verstehen, Ihren Verkaufsprozess zu verbessern und letztendlich zu wachsen. Es gibt jedoch viele Unterschiede zwischen den Systemen und verschiedene Arten der Nutzung von CRMs, die sich auf den Nutzen dieser Tools auswirken.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Optionen für den Kauf oder das Upgrade eines CRM-Systems zu prüfen, können wir Ihnen helfen. Wir sind ein Beratungsunternehmen für Digitalisierung und Digitale Transformation.

Unser Ziel ist es, unsere Kunden bestmöglich zu beraten, und bei der Einführung einer CRM-Software zu unterstützen.

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