Aus Rechnung wird E-Rechnung

Elektronische Rechnung (E-Rechnung) – das müssen Sie wissen

Zeitgemäße Rechnungserstellung und -verarbeitung dank E-Rechnung

Dank Digitalisierung werden zunehmend Unternehmensprozesse, die bislang manuell bearbeitet wurden, elektronisch ausgeführt. So wird aus einer Rechnung immer häufiger eine E-Rechnung. Prinzipiell ändert das wenig, denn eine elektronische Rechnung unterliegt allen Bestimmungen, welche auch für Papierrechnungen gelten. Einziger Unterschied: Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen.

Dafür ist keine vorgeschriebene Form nötig. Es reicht konkludentes Verhalten, also beispielsweise die Bezahlung. Die Zustimmung kann auch nachträglich gewährt werden oder sie kann als Rahmenvereinbarung in den AGB im Vorhinein erteilt werden.

Im Wesentlichen lässt sich die Abwicklung von E-Rechnungen in vier Schritte unterteilen:

Erstellung und Versand der Ausgangsrechnung
Bearbeitung der Eingangsrechnung
Archivierung der elektronischen Rechnung
Verfahrensdokumentation

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Die E-Rechnung ist da: Seit dem 27. November 2020 gehören Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format bei Geschäftsbeziehungen zwischen Bund und Unternehmen der Vergangenheit an.

E-Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert sowie lesbar und maschinell auswertbar sein

Der Rechnungssteller erzeugt unter diesen Voraussetzungen eine Ausgangsrechnung in einem elektronischen Format. Dabei wird generell unterschieden zwischen strukturierten Daten wie XML, unstrukturierten Daten im PDF-/TIF – / JPEG – /Word-Format oder als E-Mail-Text und hybriden Daten, zum Beispiel ZUGFeRD.

Strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung sind in ihrer reinen Form für den Menschen schwer lesbar. Die Empfänger müssen daher zunächst die strukturierten elektronischen Rechnungen für die interne Rechnungsprüfung, Freigabe und anschließende Archivierung visualisieren.

Hybride Rechnungsformate vermeiden diesen Nachteil, indem sie das maschinenlesbar strukturierte Format und die menschenlesbare visuelle Darstellung kombinieren. Technisch kann dies etwa durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei erreicht werden. So wird es beim ZUGFeRD-Format umgesetzt.

Bei der Korrektur von Papierrechnungen ist es in der Praxis üblich, die Originalrechnung – soweit sie noch nicht gebucht ist – zurückzuverlangen, um dann eine neue (Original-)Rechnung zu versenden. Bei einer E-Rechnung ist dies aus technischen Gründen nicht möglich. Stattdessen wird die ursprüngliche Rechnung per Korrekturrechnung neutralisiert und eine korrigierte E-Rechnung versandt.

Idealerweise wird ein Dateiformat verwendet, das sich für die digitale Langzeitarchivierung eignet, zum Beispiel PDF/A. Optional hat der Rechnungssteller die Möglichkeit, einen maschinenlesbaren Datensatz mit der E-Rechnung zu erstellen und auszuliefern.

Abschließend muss die digitale Ausgangsrechnung rechtssicher elektronisch archiviert werden. Danach wird sie an den Rechnungsempfänger übertragen. Eine elektronische Signatur ist bereits seit mehr als zehn Jahren nicht mehr erforderlich.

Für den Versand einer E-Rechnung stehen verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung:

als E-Mail
per Web-Download
via De-Mail
via E-Post
über Fax (Computer oder Faxgerät)

Rechnungen von Standard- oder Computer- Faxen an Standard-Faxgeräte gelten dabei für den Empfänger nicht als elektronisch und müssen nach den Vorschriften für Papierrechnungen archiviert und behandelt werden.

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E-Rechnung ermöglicht automatisierte Geschäftsprozesse

Nachdem die elektronische Rechnung zugestellt wurde, muss sie geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Zudem muss der Rechnungsempfänger die E-Rechnung ebenfalls rechtssicher elektronisch archivieren. Je nach Softwarelösung besteht die Möglichkeit, dass das System die notwendigen Prüfungen übernimmt. Dafür muss es jede Eingangsrechnung formal auf die gesetzlichen Anforderungen hin prüfen. Bei eingescannten Papier- oder E-Mail-PDF-Rechnungen sollten die Rechnungsdaten zuvor durch eine integrierte OCR-Texterkennung ermittelt werden. Danach folgt die sachliche Prüfung durch die Person, die die Bestellung ausgelöst hat.

Bei der papierbasierten Rechnungsverarbeitung werden oft Kontierungsstempel eingesetzt, die Informationen wie Datum, Beleg- oder Kontonummer enthalten. Die Software ermöglicht es, diese direkt im Programm zu vergeben. Auch die Archivierung der Rechnung erfolgt dann automatisch im Dokumenten-Managementsystem.

So vollautomatisch funktioniert das allerdings nur, wenn alle Rechnungen elektronisch vorliegen. Will man Papierrechnungen in das System einfügen, sollte man sie mit einem Paginierstempel (fortlaufende Nummer) versehen und zur Weiterbearbeitung einscannen. Die Buchungsinformationen werden automatisch ausgelesen oder manuell ergänzt und an das ERP-System übermittelt.

Wichtig ist, dass nach dem Einscannen das Scan-Ergebnis so aufbewahrt wird, dass es mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Insbesondere muss das verwendete Erfassungs- und Archivierungsverfahren den GoBD entsprechen, wobei unbedingt das Verfahren dokumentiert werden muss. Nach dem Einscannen dürfen die Papierrechnungen normalerweise vernichtet werden.

Seit 27. November 2020 sind die öffentlichen Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturieren Dateiformat zu übermitteln. Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format gehören somit – zumindest bei den Geschäftsbeziehungen zwischen Bund und Unternehmen – größtenteils der Vergangenheit an.

E-Rechnung – Fazit und Ausblick

Abschließend lässt sich festhalten: Die elektronische Rechnung kommt, Unternehmer sollten deshalb die Chance nutzen, ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und die Vorteile an Arbeits- und Geldersparnis sowie Fehlerminimierung zu nutzen, die sich daraus ergibt.

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