Dokumentenaustausch im Home-Office

So gelingt der sichere Dokumentenaustausch bei hybrid arbeitenden Teams

Jeder vierte Erwerbstätige in Deutschland hat im Januar 2021 vorrangig von zu Hause aus gearbeitet. Knapp 40 Prozent davon konnten ihre Berufstätigkeit uneingeschränkt oder größtenteils im Home-Office erledigen. Da ist noch Luft nach oben. Klar ist, dass es Jobs gibt, die sich nicht einfach nach Hause verlagern lassen. Unbestritten ist auch, dass viele Arbeitgeber noch nicht bereit sind für ein Home-Office-Modell. Ein Grund dafür sind die fehlenden technischen Voraussetzungen, die ein Arbeiten von zu Hause ohne Einschränkungen nicht möglich machen. Denn das Home-Office muss eine gleichwertige Alternative zum Firmenbüro darstellen – auch in puncto Sicherheit.

Home-Office ist das „New Normal“ – das haben die letzten Monate deutlich bewiesen. Das flexible Arbeiten im Büro und in den eigenen vier Wänden hat sich in Corona-Zeiten mehr und mehr zum Standard entwickelt. Doch diese neue Normalität mit all ihren Vorzügen kann nur funktionieren, wenn wesentliche Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Erfolgsentscheidend für dieses Arbeitsmodell ist, dass Arbeitsprozesse uneingeschränkt, verlustfrei und sicher aufrechterhalten werden können. Das betrifft vor allem den Dokumentenaustausch.

Dokumentenaustausch im Home-Office

Digitale Lösungen sind die Basis für flexibles Arbeiten

Immer mehr Unternehmen schaffen digitale Voraussetzungen, um das Prinzip des papierlosen Büros voranzutreiben. Die Basis dafür legen sichere und skalierbare Cloud Collaboration Lösungen. Der Dokumentenzugriff und -austausch ist einer der zentralen Prozesse für das effiziente Arbeiten im Home-Office.

Für Mitarbeiter ist es essenziell, dass sie Schriftstücke, Skizzen oder auch Sprachnachrichten verlässlich empfangen und versenden können. Die Nextcloud kann effizient und sicher in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden. So ist sichergestellt, dass auch im Home-Office keine Nachrichten und Dokumente verloren gehen, und bestehende Arbeitsprozesse aufrechterhalten bleiben.

Dokumentenaustausch im Home-Office: Keine Kompromisse bei der IT-Sicherheit!

Sicherheit ist bei der Arbeit im Home-Office oberstes Gebot, denn die Daten sind mitunter sensibel und müssen vor dem Zugriff Unberechtigter unbedingt geschützt werden. Gerade wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, kann es für Unternehmen, die ihre eigenen Daten, die ihrer Kunden oder Zulieferer nicht ausreichend schützen, teuer werden.

Fakt ist auch, dass Cyberkriminelle es nirgendwo leichter haben als im Home-Office. Wer die Heim-Arbeitsplätze nicht absichert, wird leichtes Ziel von Hackern. Es gilt deshalb, das gleiche Schutzniveau wie im Büro-Umfeld aufzubauen.

Den manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert Nextcloud über zahlreiche erprobte Sicherheitsmechanismen. Bei diesem innovativen Dokumentenaustauschverfahren werden digitale Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End an den Empfänger übermittelt.

Für ein Höchstmaß an Sicherheit lässt sich dieser Prozess zusätzlich verschlüsseln und digital signieren.

Uneingeschränkter Zugriff – unabhängig von Standort und Endgerät

Das Thema „Sicherheit“ wird in Nextcloud sehr ernst genommen. Nextcloud Updates können über die Web-Oberfläche installiert werden und es gibt sowohl nach der Installation als auch bei Updates jeweils eine Integritätsprüfung, die sicherstellen soll, dass keine unerwünschten Änderungen im Programmcode vorhanden sind. Unter https://scan.nextcloud.com die eigene Nextcloud-Installation auf Sicherheitsprobleme hin überprüfen lassen, die von außen erkennbar sind, wie eine veraltete Version oder unsichere Servereinstellungen.

Digitale Plattformen - Jochen Maier Digitalberatung: Digitale Kundengewinnung, Digitales Marketing, Digitaler Vertrieb, Automatisierung, Digitale Plattformen

Unsere Cloud Collaboration Lösung basiert auf Nextcloud und unterstützt hybrid arbeitende Teams beim sicheren Dokumentenaustausch im Home-Office.

Sicherer Dokumentenaustausch im Homeoffice

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung dient dazu, die Nextcloud Accounts besser gegen unbefugte Zugriffe zu schützen. Für die Anmeldung zu einem Account werden bei 2FA zwei verschiedene Nachweise für die Identität des Users benötigt. Die sind die beiden Faktoren. Der erste Faktor ist in der Regel ein Passwort. Der zweite Faktor kann ein Hardware-Token oder beispielsweise eine Nachricht sein, die auf das Mobiltelefon des Users gesendet wird.

Dokumentenaustausch im Homeoffice – Fazit und Ausblick

Mit unserer Cloud Collaboration Lösung können Mitarbeiter standortunabhängig und auf jedem Endgerät arbeiten. Der sichere & effiziente Austausch von Dokumenten und die gewohnten Workflows sind zu jeder Zeit gewährleistet.

Jochen Maier, Geschäftsführer

Das Home-Office ist aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Es hat sich in vielen Branchen längst etabliert und wird als Arbeitsmodell auch nach der Corona-Zeit seinen festen Platz in den Unternehmen haben. Die technischen Voraussetzungen für einen reibungslosen und sicheren Dokumentenaustausch schaffen innovative und flexible Cloud Collaboration Lösungen, die wir anbieten.

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zum Thema Elektronischer Heil- und Kostenplan (eHKP): Jochen Maier Digitalberatung stellt die Cloud-Plattform zum Austausch von Testdaten zur Verfügung.

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